厦门老字号协会财务管理制度

为维护广大会员和协会的利益，规范协会经费的使用和管理，保护协会的资产安全，根据《中华人民共和国会计法》、《厦门老字号协会章程》和《民间非盈利性组织会计制度》、国家财政部及厦门市财政局制定的财务规章制度的有关规定，结合我会的实际情况，特制定本制度。

一、会计机构组织的设置及管理

协会设出纳员、会计各一名，两者不得互相兼任。财会人员必须确保会计资料的合法、真实、准确和完整性。会计负责会计核算、编报会计报表；出纳负责登记会费等各种收入和其他款项的收缴、经费支出、办理银行存款和现金收付、检查票据、报告财务收支情况。出纳每周向秘书长报送《银行存款及现金收支表》，每月报送一次当月的《费用明细表》。

二、收入管理

（一）收入来源

本协会收入主要来自会员缴纳的会费、在核准的业务范围内开展活动的有偿收入、社会捐赠、政府资助、利息收入及其他合法收入等。

（二）收入的缴存

1、协会会员缴纳会费，用转账、电汇或直接到银行缴存的方式汇入协会账户的，会员汇款后将有关汇款凭证交到协会财务部门，财务人员在核实会费到账后，给交款人开具财务收据。有关缴款凭证留财务室记账。

2、现款交纳会费的，财务人员在收到会费后，开具财务收据，在24小时内及时存入至协会账户，原则上不得坐支现金。

三、支出管理

（一）、支出范围

协会的经费使用依据民主理财，取之于会员，用之于会员的原则，按照《厦门老字号协会章程》规定的业务范围和事业发展使用，主要用于以下几方面：

1、日常办公费；

2、资料刊物费；

3、差旅费；

4、办公场所租借费、水电费；

5、专职工作人员的工资、补贴及福利费；

6、会务费（会员大会、理事会、常务理事会、秘书处工作会议，以及以协会名义召开的其他会议费用）；

7、友好往来活动经费；

8、协会举办为会员服务的各项活动支出；

9、固定资产的购置费用；

10、与协会有关的其他正常开支。

（二）经费使用审批流程

1、本会经费开支实行年度预算制，每年初由秘书长根据协会上年度预算执行情况和本年度工作需要，向常务理事会报告年度经费预算，经常务理事会讨论通过后执行。

2、本会日常经费的收支由会长委托秘书长按照预算进行管理。单项开支金额人民币壹万元以下（含壹万元）的费用由经办人签字、财务审核、秘书长审批，秘书长本人经手的开支须交由会长签批。单笔支出超过壹万元以上的费用，事前须请示会长同意，事后由秘书长附签后，交会长签批。未列入年度预算超过壹万元以上的重大开支，须报请会长办公会议讨论通过方可支出。    

3、各项费用支出必须有合法的原始凭证，即所有发生的费用均须持有填写完整、清楚的正式票据并注明用途，对手续不全、不符合财务制度的费用支出，一律不予报销。

4、差旅费的报销：出差人员的住宿费、伙食补贴实行定额包干，节约自得，超支不补的办法；出差人员要定任务、定地点、定路线，加强控制。出差人员回来后应填写“差旅费报销单”，经财务审核、理事长审批后，财务部门方可报销。

四、票据及现金的管理

1、银行支票、协会财务收据由出纳统一保管、统一核销、开具，建立票据领用存台账，逐一记录。每本财务收据使用完毕后，由出纳将存根联交至会计处核销保管。

2、为确保协会现金安全，不得超过规定存放先进备，银行印鉴由两人分别保管。

3、现金及银行存款的管理须做到日清月结。

五、协会物资的管理

1、各项财产物品的购置须本着实际需要，由申请人事先填制《物品请购单》，交财务审核，秘书长审批后方可购买。

2、年度预算以外的物资采购，须报请会长办公会议讨论通过。

3、本协会的物资均应建立领用存台账，现阶段暂由会计兼任物资保管员，出纳登记台账。物品的领用由经办人签字，秘书长批准，在台账上予以登记。

4、定期组织物资清查（一年一次），填写固定资产清查表，对清查中发现的问题，应及时报告协会领导并按有关规章制度，及时进行处理。

六、财务监督

1、商务财务收支自觉接受会员大会、常务理事会及监事会的监督。

2、会长、副会长、秘书长可以不定期对财务进行抽查，会员可以要求查看财务收支情况。

3、协会要严格控制各项财务支出，集中财力为会员办实事。秘书长定期向监事会报告财务收支情况，并由监事长向会员大会或协会理事会通报协会财务收支审查情况，接受会员监督。

4、协会财务，按规定接受相关部门的财务审计，每年三月提交上年度审计报告交理事会审议通过后留存，第一届协会审计报告在协会成立之日起第三年三月前提交。

七、制度的通过与执行

1、本制度自协会会员或会员代表大会通过之日起执行。

2、本制度由秘书长执行。

3、本制度由协会理事会监督。

附件：《厦门老字号协会财务管理细则》

一、会计、出纳人员工作职责

（一）会计人员职责

1、认真审核原始凭证，及时、正确填制记帐凭证；

2、按照规定设置帐簿，正确使用会计科目；

3、严格审核，登记入帐做到数字准确，摘要清楚，确保不错帐；

4、严格掌握费用开支范围，随时掌握开支情况，找出存在浪费或不合理开支的环节，向有关人员提出改进措施和建议；

5、按月（或季度）编制财务报表，年终应认真总结，及时准确地编制决算报表和编写年度财务报告。

6、每年严格按照会计档案的归档范围和归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。按时向协会档案部门移交档案。

（二）出纳人员职责

1、遵纪守法，严格遵守现金管理规定，各项现金及时送存银行，不得保留帐外现金；

2、掌握现金结算起点，不得以白条抵交库存现金；

3、现金日记帐和银行存款日记帐必须做到逐笔顺序登记，逐日结出帐面金额，做到帐实相符；

4、办理收、付款项时，必须根据有关经办人员、秘书长证明、相关审批权限的领导审核签字的凭证，进行认真复核报帐；

5、出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入费用、债权债务帐目的登记工作。

二、报销凭证审核制度

1、报销凭证的格式须符合要求，所反映的经济业务须符合有关财经制度和标准，报销凭证的填写日期必须与经济业务发生日期一致。

2、从外单位取得的原始凭证（单据上必须有财政部或税务部门的监制章）必须内容完整，真实准确，符合规定，具备品名，数量，单价及接受凭证单位名称等，金额计算无差错，加盖单位有效印章及有关责任人签名或盖章。

3、自制的原始凭证（如各种会议补贴等）必须有制表人签名，财务主管审核，领导审批。

4、购买实物的原始凭证必须有经办人、验收人签名，属于固定资产还须办理相关手续。

5、一式多联的原始单据，报销联必须为发票正本或指定报销凭证。

6、经过刮、擦、挖、补或涂改的报销凭证，一律视为无效凭证；对不合理，不合法或伪造，变更的凭证，按有关规定进行处理。

报销管理制度及出差费用报销标准

7、正常行政经费的报销，由经办人及证明人签名，经财务主管审核，按审批权限报协会领导批准；个人出差由上一级领导审批。

（1）办公费的报销：

办公用品的采购由秘书处专人负责，并由秘书长专人验收，验收无误后，按规定进行办公费报销。

（2）差旅费的报销：

确保出差人员工作与生活的需要，贯彻切合实际，减少手续，厉行勤俭节约的原则。

①出差人员的住宿费、伙食补贴实行定额包干，节约自得，超支不补的办法。

②出差人员要定任务、定地点、定路线，加强控制。出差人员回来后应填写“差旅费报销单”，经财务审核、理事长审批后，财务部门方可报销。

（3）出差费用标准：

住宿费标准（元/天）：

*参加各种会议统一收取的会务费中有包括住宿费的，会议期间不补贴住宿费。*到达当天遇有单独出行或异性单数同行的，可适当放宽住宿标准报销，但最高不得超过上一档次的相应标准。

伙食补贴费标准（元/天）：

（4）公杂费标准： 参加各种会议统一收取的会务费中有包括伙食费的，会议期间不补贴伙食费。

    出差公杂费（含市内交通费、通讯费等杂费，不得再凭据报销邮电费、通讯费）。包干标准：

    省外地区每天30元/人，省内地区每天20元/人。厦门市内至机场或车站可报销往返交通费，每次出差最高不超过80元/人。到达出差城市，机场或车站到下榻宾馆往返每次出差最高不超过150元/人，对方负责接送的，不得报销市内交通费。

    特殊情况出差费用超标准，须经理事长批准后方可报销。

   （5）因公出国（境），持政府相关部门有效批件，经财务审核，领导批准后向银行购汇。

（6）出差回厦门后，应在一周内及时办理报销手续，不得超时限报销。

（7）外出办理公务，本市交通费应注明事由及起止地点，经协会领导批准后方可报销。

3、公务接待费管理：

    因工作需要接待宴请，需经协会理事长批准后，按下列标准向财务预支费用或个人预先垫付。接待任务完成后，应在一周内填写报销单，及时报销。

    （1）陪餐标准：

（2）工作餐标准：

三、固定资产财务管理制度

为了便于登记统计和管理，所有固定资产都必须编制固定资产目录，并加以编号。

1、购买的固定资产：

协会研究决定购买的固定资产（单位价值2000元以上，并且使用期限超过1年的有形资产）应由经办人，秘书长共同验收，并在原始单据签名确认，制定固定资产卡片。

2、固定资产的报损、报废：

固定资产由于正常使用磨损，或由于事故发生后严重损坏不能修复继续使用，应按以下规定办理报损、报废。

（1）超过使用年限，确实不能使用和修复的，由秘书长提出书面报告财务主管审核，协会理事长批准后予以报废。

（2）固定资产的报损、短少，应由秘书长报协会理事长，区分不同情况处理。

（3）因自然灾害等特殊原因造成损失的，报协会理事长批准后，给予核减。

（4）因责任事故造成损失，应查清责任，给过失人必要的处分，属于违反行为的应依法追究，严肃处理。

报废、损的固定资产，应填制“固定资产报废，报损表”，经协会理事长批准后，凭证销账。

3、固定资产的清查

为查明各固定资产账、物是否相符，掌握各种固定资产的储备利用情况，秘书长和财务主管应会同相关人员定期组织清查（一年一次），填制固定资产清查表，对清查中发现的问题，应及时报告协会领导并按有关规章制度，及时进行处理。

四、发票管理工作制度

协会发票由出纳统一保管，统一核销，对于新增的收费项目应提供有关文件，及时报出纳，以便申领新发票。

（一）银行预留印鉴的管理

1、按照本协会制定的《印章管理制度》，财务专用章由秘书长管理，经办人使用印章时必须填写《使用印鉴登记表》，经批准后方可盖章；

2、个人名章由本人或其授权人员保管；

3、严禁一人保管支付款项所需的全部印章。

（二）会计档案管理规定

1、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映协会经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（1）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证；

（2）会计帐簿类：总帐、明细表、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿；

（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

（4）其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计保管清册、会计档案销毁清册。

2、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，应编制移交清册，移交协会档案部门统一保管；

3、移交协会档案部门的会计档案，应当保留原卷册的封装；会计档案不得借出；

4、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的销毁等工作按财政部1998年8月21日发布的财会字[1998]32号《会计档案管理办法》执行（完）。

                                                      厦门老字号协会

                                                      2014年11月19日